Vad ska man tänka på och vad ska ett pressmeddelande innehålla?

Vi på Mama Said Media jobbar en hel del med att skriva pressmeddelanden. När man vill nå ut med en nyhet så finns det, till skillnad från annat innehållsskapande, lite mer “strikta” förhållningspunkter att följa och här beskriver vi hur vi brukar tänka när vi ska skriva ett riktigt bra pressmeddelande!

Nyhetsvärde, vinkel och rätt tonalitet
Innan man sätter igång och skriver sitt pressmeddelande, så finns det en rad saker att ha i åtanke. Det viktigaste av allt är att bara skriva om en nyhet per pressmeddelande. Skriv alltså inte om olika händelser och happenings i samma pressmeddelande, utan fokusera på den händelse som är mest relevant och som har störst nyhetsvärde. När du ska ta reda på om nyheten har ett nyhetsvärde så kan det vara bra att ställa dig själv frågorna: “Är det här intressant för någon annan?” och “Finns det några läsare som skulle tycka att det var intressant att ta del av detta?”. Alltså - skriv alltid för mottagaren och tänk på vad som är relevant för andra att ta del av, snarare än vad du vill säga.

När du har valt ut en nyhet att fokusera på så är nästa steg att hitta en relevant vinkel för pressmeddelandet. Försök att anpassa vinkeln efter omständigheter och situation. Om nyheten till exempel rör en uppstart i en ny stad - fokusera då på det lokala perspektivet och vad uppstarten kan innebära för regionen. Och om det skulle röra en satsning inom ett visst område så kan man istället lyfta vinkeln och anpassa pressmeddelandet för just den branschmedian.

Skriv i tredje person
När det kommer till själva språket så ska pressmeddelanden alltid skrivas i tredje person. Skriv alltså inte “vi” eller “jag”, utan var objektiv. Undvik förkortningar och extremt nischade branschtermer - skriv så att den tänkta målgruppen kan ta del av nyheten. Tänk också på att inte använda förskönande adjektiv. Med det menar vi att du bör undvika att använda subjektiva ord som “bra”, “dåligt”, “underbart”, eller “hemskt”. Låt istället journalisten eller läsaren själv bilda sig en uppfattning om huruvida något är bra eller inte.

När du skriver ditt pressmeddelande så är det bra att underlätta för journalisten så mycket det bara går. Alltså - var tydlig med vilken nyhet pressmeddelandet gäller och skriv på ett sätt så att journalisten i princip ska kunna köra copy paste på texten och därefter ha en färdig tidningsartikel.

Pressmeddelandets uppbyggnad och innehåll:

Datum: Ha alltid med datum (skriv ett så kallat embargo date, det vill säga det datum då journalisten får lov att skriva om nyheten) högst upp i pressmeddelandet.

Rubrik: Även om rubriken kommer allra först i pressmeddelandet, så är det den vi brukar skriva sist av allt. Anledningen till detta är att rubriken ska beskriva och sammanfatta innehållet och därför behöver man skriva ihop texten först. När man väl sätter rubriken så ska den alltid vara sammanfattande, kort, konkret, slagkraftig, gärna “catchy” och man ska kunna förstå den direkt. En rubrik ska inte innehålla för många fack- eller branschuttryck eftersom att den ska vara förståelig för alla. Rubriken ska ska inte heller vara för säljig och uppenbart “klickvänlig” (läs kvällstidningsrubrik).

Ingress: Ingressen fungerar som en kortare sammanfattning av själva brödtexten och när man skriver ett pressmeddelande så är det viktigt att själva huvudnyheten kommer så snabbt som möjligt - gärna i den allra första meningen i ingressen. I och med att pressmeddelandet ska skickas ut till en journalist, så vill man att denne ska kunna ta del av, förstå och bli intresserad av nyheten så tidigt som möjligt i pressmeddelandet.

Innehåll 1: Här är det bra att presentera nyheten lite mer ingående. Gå därför djupare in på nyheten och vad den innebär konkret.

Citat: Näst på tur i ordningen är ett citat - alltså ett uttalande från en lämplig person som är involverad i själva nyheten som pressmeddelandet handlar om. Citatet ska gärna besvara något intressant och förstärka innehållet som förmedlats i ingressen. Utnyttja citatet väl - det är nämligen det enda stället i pressmeddelandet där du har chans att vara subjektiv och själv lägga in dina egna åsikter och känslor!

Eventuellt innehåll 2: Utveckla antingen vad nyheten innebär eller gå djupare in på företaget eller produkten. Om du till exempel skriver om en ny tjänst som ska tillsättas, så kan du här gå närmare in på vad tjänsten innebär, vem de söker och hur rekryteringen kommer gå till. Samma sak gäller om nyheten till exempel rör en lansering, en etablering eller en ny affärsidé - beskriv enkelt och konkret vad som är i görningen.

Eventuellt ett citat till: Här kan man spinna vidare på vad personen i citatet ovan sa, eller så kan man ha ett uttalande från en annan relevant nyckelperson.

Avslut: I slutet av ett pressmeddelande kan man blicka framåt. Vad händer i framtiden? Vad är nästa steg? Vad är företagets nästa mål? Det är också bra att försöka få till en tweak eller knorr på slutet som sammanfattar och knyter ihop säcken. Här kan ni också passa på att lägga till nåt eventuellt skryt; Har företaget i fråga fått några nomineringar eller utmärkelser? Har företaget gått med stor vinst? Slagit några försäljningsrekord? Har företaget tagit in stora investeringar?

Boilerplate: Skriv en kort presentation av företaget eller produkten. Vad gör företaget? När grundades företaget? Vem grundade företaget? Var finns företaget?

Kontaktuppgifter: Ha alltid med kontaktuppgifter i pressmeddelandet: Namn, telefonnummer och mailadress.

Exempel på hur ett pressmeddelande kan se ut:

10 oktober, 2017
Papa Said Media expanderar till Norge

Papa Said Media påbörjar nu en stor satsning i Norge. Målet med satsningen är att etablera sig i Norden och att bli en stor aktör i PR-branschen som kan konkurrera med de andra stora mediebyråerna i Sverige, Norge och Danmark. Papa Said Media första steg i satsningen är att öppna upp ett kontor i Oslo.

Till Oslo-kontoret flyttar de ett team på fem personer från Stockholm. De kommer i första hand att rikta in sig på content marketing åt befintliga norska kunder. Inom det närmsta halvåret planerar Papa Said Media att expandera till ett team på tio personer. Amanda Gossell, som är projektledare i Papa Said Media och har en bakgrund som copywriter, är ansvarig för satsningen i Norge.

- Norge är ett självklart nästa steg för oss eftersom att vi ser hur Norden blir mer och mer sammansvetsat. Det går precis lika bra att välja en byrå i ett grannland som att välja en i samma land. Att bara tänka Sverige känns numera alldeles för smått för oss, säger Amanda Gossell.

Papa Said Medias nästa steg är att - om satsningen i Norge går bra - öppna upp fler kontor i Norge samt att expandera i Danmark. Papa Said Media har under 2014 fördubblat sin omsättning och fick i höstas in USA-jätten Sky is The Limit. De vann i oktober 2016 även ett pris för bästa kampanj.

Papa Said Media är Malmös största kommunikationsbyrå, med 25 anställda, som hjälper sina kunder med reklamfilmer, kampanjer, PR, sociala medier med mera. Papa Said Media grundades år 2011 av Anni Tjebbes och Alexandra Bylund.

Kontakt:
Anni Tjebbes
anni@papasaid.se
0707-00 00 00

Så här tänker vi alltså när vi skriver ett pressmeddelande. Följ punkterna steg för steg, så lovar vi att du har stor chans att nå ut med din nyhet!

Ps. Håll ögonen öppna. Snart skriver vi om hur man distribuerar pressmeddelandet och hur man går tillväga när man ska kontakta journalister!

Tyckte du om det här blogginlägget? Då kan du läsa mer om liknande ämnen här:
K nepet för att lyckas i sociala medier: Tvåvägskommunikation
R astlösa, medvetna & kritiska - Hur når vi ut till millenials?
S killnaden mellan bra och dåligt innehåll